Un bon de commande est un document d'origine commerciale. Documents sources La trace papier des transactions financières d'une entreprise est appelée dans la comptabilité des documents sources. Que les chèques soient écrits pour être payés, les ventes sont effectuées pour générer des reçus, les factures de facturation sont envoyées par les fournisseurs ou les heures de travail sont enregistrées sur la feuille de temps d'un employé - tous les documents respectifs sont des documents source. qui est émis par le service des achats d'une entreprise lors de la passation d'une commande auprès de ses vendeurs ou fournisseurs. Le document indique les détails des articles à acheter, tels que les types de marchandises, la quantité et le prix. En termes simples, il s'agit du contrat rédigé par l'acheteur lors de l'achat de biens auprès du vendeur.
Étapes de la commande
1. L'acheteur crée une demande d'achat
Avant d'envoyer la commande d'achat au fournisseur, la première étape consiste à créer une demande d'achat. Il s'agit d'un document délivré au sein de l'entreprise au service des achats pour suivre les marchandises commandées.
La demande d'achat permet également à l'entreprise de tenir un compte de ses dépenses. Dépenses Une dépense est un type de dépense qui passe par le compte de résultat et est déduite des revenus pour arriver au résultat net. En raison du principe de la comptabilité d'exercice, les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont encourues, pas nécessairement lorsqu'elles sont payées. . Le bon de commande n'est créé qu'après l'approbation de la demande d'achat par le responsable autorisé.
2. L'acheteur crée un bon de commande
Lorsque les marchandises à acheter sont convenues, la commande d'achat est créée. Le bon de commande indique la date de la commande, FOB informations d'expédition Fret à bord (FOB) Le fret à bord (FOB), également appelé franco à bord, est un terme de droit commercial international publié par la Chambre de commerce internationale (CCI). , conditions de remise, noms de l'acheteur et du vendeur, description des marchandises achetées, numéro d'article, prix, quantité et numéro de bon de commande.
Le numéro de bon de commande est un numéro unique associé à une certaine commande. Cela sert à deux fins. La première consiste à s'assurer que les marchandises commandées correspondent à celles qui sont reçues. Deuxièmement, le numéro de bon de commande correspond à la facture pour s'assurer que l'acheteur est facturé le bon montant pour les marchandises.
3. Le vendeur accepte (ou rejette) le bon de commande
Au bas du bon de commande se trouve une ligne pointillée pour que le responsable autorisé du vendeur approuve la commande. Le bon de commande comprend tous les détails sur la transaction et ce que l'acheteur s'attend à recevoir. Une fois que le vendeur reçoit le bon de commande, il a le droit d'accepter ou de rejeter le document. Cependant, une fois que le bon de commande est accepté, il devient un contrat juridiquement contraignant pour les deux parties concernées.
4. L'acheteur enregistre le bon de commande
Une fois la commande passée, la commande d'achat reste «ouverte». Un bon de commande ouvert est un bon de commande dans lequel la commande est passée mais les marchandises n'ont pas encore été reçues, ou cela peut signifier que seule une partie de la commande a été reçue. Quoi qu'il en soit, cela signifie que la livraison des marchandises n'est pas complète.
Avantages des bons de commande
1. Évite les commandes en double
Les bons de commande apportent plusieurs avantages à une entreprise. Le plus important est qu'il permet d'éviter les commandes en double. Lorsqu'une entreprise décide de faire évoluer l'entreprise, les bons de commande peuvent aider à suivre ce qui a été commandé et à qui.
De plus, lorsqu'un acheteur commande des produits similaires, il peut être difficile de faire correspondre les factures. Le bon de commande sert de chèque pour les factures à régler.
2. Assure le suivi des commandes entrantes
En outre, les bons de commande aident à suivre les commandes entrantes et un système de commande d'achat bien organisé peut aider à simplifier l'inventaire. les produits finis qu'une entreprise a accumulés. Il est souvent considéré comme le plus illiquide de tous les actifs courants - ainsi, il est exclu du numérateur dans le calcul du ratio rapide. et processus d'expédition.
3. Sert de documents juridiques
Les bons de commande servent de documents juridiques et aident à éviter tout litige futur concernant la transaction.
Comment le fournisseur utilise-t-il le bon de commande?
Les bons de commande jouent un rôle majeur dans le processus de gestion des stocks. Lorsque le fournisseur reçoit le bon de commande, il prendra les articles répertoriés dans le bon de commande de son inventaire. Le bon de commande permet de conserver un registre de l'inventaire en main et d'identifier tout écart entre les valeurs indiquées dans les registres et le stock réel.
De plus, le fournisseur a besoin du bon de commande pour exécuter correctement la commande. L'acheteur sera également facturé par le fournisseur sur la base des conditions de paiement convenues dans le bon de commande.
Commande d'achat et facture
Le bon de commande est un document généré par l'acheteur et sert à commander des marchandises auprès du fournisseur. La facture , quant à elle, est générée par le fournisseur et montre combien l'acheteur doit payer pour les marchandises achetées au fournisseur. Le bon de commande est un contrat de vente tandis que la facture est la confirmation de la vente.
Commande d'achat ou commande client
Alors que la commande d'achat indique les produits commandés auprès du fournisseur, la commande client est générée par le fournisseur et envoyée à l'acheteur. Cela signifie la confirmation ou l'approbation de la vente. De nos jours, le processus de bon de commande n'est plus sur support papier et l'acheteur envoie généralement à ses fournisseurs un bon de commande électronique. Cela se fait à l'aide du module PO du logiciel ERP. Cela permet d'accélérer le processus d'achat tout en diminuant les risques d'erreur.
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- Ventes à crédit Ventes à crédit Les ventes à crédit font référence à une vente dans laquelle le montant dû sera payé à une date ultérieure. En d'autres termes, les ventes à crédit sont des achats effectués par des clients qui n'effectuent pas le paiement intégral, en espèces, au moment de l'achat.
- Cycle de vente et de collecte Cycle de vente et de collecte Le cycle de vente et de collecte, également connu sous le nom de cycle de revenus, de créances et de reçus (RRR), comprend diverses catégories de transactions. Les catégories de transactions des ventes et des encaissements sont les écritures de journal typiques qui débitent les comptes clients et créditent les revenus des ventes, et débitent la trésorerie et créditent les comptes clients.
- Contrat de vente et d'achat Contrat de représentation du vendeur Un accord de représentation du vendeur, également appelé contrat d'inscription, est un accord entre un vendeur de biens immobiliers et une société de courtage qui fournit des informations détaillées sur la propriété vendue. Il constitue le fondement des négociations entre le vendeur et l'acheteur par l'intermédiaire d'un agent.
- Crédit commercial Crédit commercial Un crédit commercial est un accord ou une entente entre des agents engagés dans des affaires entre eux qui permet l'échange de biens et de services.
