Une dépense en comptabilité est l'argent dépensé, ou les coûts engagés, par une entreprise dans ses efforts pour générer des revenus. Essentiellement, les dépenses comptables représentent le coût des affaires; ils sont la somme de toutes les activités qui aboutissent (espérons-le) à un profit.
Il est important de comprendre la différence entre «coût» et «dépense» puisqu'ils ont chacun une signification distincte en comptabilité. Le coût est la mesure monétaire (trésorerie) qui a été abandonnée pour acheter un actif. Une dépense est un coût qui a expiré ou qui a été repris par des activités qui contribuent à générer des revenus. Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires est la valeur de toutes les ventes de biens et services comptabilisées par une entreprise au cours d'une période. Les revenus (également appelés ventes ou revenus) constituent le début de l'état des résultats d'une entreprise et sont souvent considérés comme le «Top Line» d'une entreprise. . Par conséquent, toutes les dépenses sont des coûts, mais tous les coûts ne sont pas des dépenses.
Qu'est-ce qu'une dépense?
Une dépense est définie de la manière suivante:
- Une dépense en fournitures de bureau utilise la trésorerie (actif)
- Un achat d'immobilisations corporelles Immobilisations corporelles (immobilisations corporelles) Les immobilisations corporelles (immobilisations corporelles) sont l'un des principaux actifs non courants figurant au bilan. Les immobilisations corporelles sont affectées par les investissements, les amortissements et les acquisitions / cessions d'immobilisations. Ces actifs jouent un rôle clé dans la planification financière et l'analyse des opérations d'une entreprise et les dépenses futures (par exemple, une machine ou un bâtiment) diminuent la valeur comptable de l'actif au fil des ans grâce à la charge d'amortissement
- Une dépense prépayée, comme le loyer prépayé, est un actif qui se transforme en dépense en espèces car le loyer est épuisé chaque mois
Un résumé de toutes les dépenses est inclus dans le compte de résultat Compte de résultat Le compte de résultat est l'un des principaux états financiers d'une entreprise qui montre ses profits et pertes sur une période donnée. Le profit ou la perte est déterminé en prenant tous les revenus et en soustrayant toutes les dépenses des activités opérationnelles et non opérationnelles. Cet état est l'un des trois états utilisés à la fois en finance d'entreprise (y compris la modélisation financière) et en comptabilité. en déduction du revenu total. Les revenus moins les dépenses correspondent au bénéfice net total d'une entreprise pour une période donnée.
Dans le système de comptabilité en partie double, les dépenses sont l'un des cinq principaux groupes dans lesquels les transactions financières sont classées. Les autres catégories incluent les capitaux propres Capitaux propres du propriétaire Les capitaux propres sont définis comme la proportion de la valeur totale des actifs d'une entreprise qui peut être réclamée par les propriétaires (entreprise individuelle ou société de personnes) et par les actionnaires (s'il s'agit d'une société). Il est calculé en déduisant tous les passifs de la valeur totale d'un actif (Capitaux propres = Actifs - Passifs). , actifs, passifs et revenus. Les dépenses de comptabilité en partie double sont enregistrées comme débit sur un compte de dépenses spécifique. Une écriture de crédit correspondante est effectuée qui réduira un actif ou augmentera un passif.
L'achat d'un bien tel qu'un terrain ou un équipement n'est pas considéré comme une simple dépense mais plutôt comme une dépense en capital. Les actifs sont passés en charges tout au long de leur vie utile au moyen de la dépréciation et de l'amortissement. Dans presque tous les domaines où le terme amortissement est applicable, ces paiements sont effectués sous forme de principal et d'intérêts. Le terme est également étroitement lié au concept d'amortissement. .
Dépenses en comptabilité de caisse et comptabilité d'exercice
Les dépenses sont enregistrées dans les livres sur la base du système comptable choisi par l'entreprise, soit selon la comptabilité d'exercice, soit selon la comptabilité de caisse. Selon la méthode de la comptabilité d'exercice Principe de la comptabilité d'exercice Le principe de la comptabilité d'exercice est un concept comptable qui exige que les transactions soient enregistrées dans la période au cours de laquelle elles se produisent, quelle que soit la période pendant laquelle les flux de trésorerie réels de la transaction sont reçus. L'idée derrière le principe de la comptabilité d'exercice est que les événements financiers impliquent des revenus correspondants, la dépense pour le bien ou le service est enregistrée lorsque l'obligation légale est remplie; c'est-à-dire lorsque les marchandises ont été reçues ou que le service a été effectué.
Selon la comptabilité de caisse, la dépense n'est enregistrée que lorsque la trésorerie réelle a été payée. Par exemple, une dépense de services publics engagée en avril mais payée en mai sera comptabilisée en tant que dépense en avril selon la méthode de la comptabilité d'exercice, mais comptabilisée en tant que charge en mai selon la méthode de la comptabilité de caisse - car c'est à ce moment-là que la trésorerie est effectivement payée.
La comptabilité d'exercice est basée sur le principe d'appariement qui garantit que les bénéfices exacts sont reflétés pour chaque période comptable. Les revenus de chaque période correspondent aux dépenses engagées pour gagner ces revenus au cours de la même période comptable. Par exemple, les frais de commission de vente seront enregistrés dans la période au cours de laquelle les ventes associées sont déclarées, quel que soit le moment où la commission a été effectivement payée.
Types de dépenses
Les dépenses affectent tous les états financiers mais exercent le plus d'impact sur le compte de résultat. Ils apparaissent dans le compte de résultat sous cinq rubriques principales, comme indiqué ci-dessous:
1. Coût des marchandises vendues (COGS)
Coût des marchandises vendues (COGS) Coût des marchandises vendues (COGS) Le coût des marchandises vendues (COGS) mesure le «coût direct» engagé dans la production de tout bien ou service. Il comprend le coût des matériaux, le coût de la main-d'œuvre directe et les frais généraux directs de l'usine et est directement proportionnel aux revenus. À mesure que les revenus augmentent, plus de ressources sont nécessaires pour produire les biens ou les services. COGS est souvent le coût d'acquisition des matières premières et de les transformer en produits finis. Il n'inclut pas les frais de vente et administratifs supportés par l'ensemble de l'entreprise, ni les frais d'intérêts ou les pertes sur des éléments extraordinaires.
- Pour les entreprises de fabrication, le COGS comprend la main-d'œuvre directe, les matériaux directs et les frais généraux de fabrication.
- Pour une entreprise de services, cela s'appelle un coût des services plutôt que COGS.
- Pour une entreprise qui vend à la fois des biens et des services, cela s'appelle le coût des ventes.
Des exemples de COGS comprennent les matières directes, les coûts directs, les frais d'amortissement et les frais généraux de production.
2. Dépenses de fonctionnement - Vente / Général et Administration
Les dépenses d'exploitation sont liées à la vente de biens et de services et comprennent les salaires de vente, la publicité et le loyer des magasins.
Les frais généraux comprennent les dépenses engagées lors de la gestion de la ligne principale de l'entreprise et comprennent les salaires des cadres, la R&D, les déplacements et la formation, et les dépenses informatiques.
3. Dépenses financières
Il s'agit des coûts liés à l'emprunt ou au revenu de placements financiers. Ce sont des dépenses en dehors du cœur de métier de l'entreprise. Les exemples incluent les frais de montage de prêt et les intérêts sur l'argent emprunté.
4. Dépenses extraordinaires
Les dépenses extraordinaires sont les coûts engagés pour des événements ou des transactions ponctuels importants en dehors de l'activité commerciale régulière de l'entreprise. Ils comprennent le licenciement d'employés, la vente de terrains ou la cession d'un actif important.
5. Dépenses hors fonctionnement
Ce sont des coûts qui ne peuvent pas être liés aux revenus d'exploitation. Intérêts débiteurs Intérêts débiteurs Les intérêts débiteurs proviennent d'une société qui finance par emprunt ou crédit-bail. Les intérêts se trouvent dans le compte de résultat, mais peuvent également être calculés via le calendrier de la dette. Le calendrier doit décrire toutes les principales dettes d'une entreprise sur son bilan et calculer les intérêts en multipliant les dépenses non opérationnelles les plus courantes. L'intérêt est le coût d'emprunt. Les prêts bancaires nécessitent généralement des paiements d'intérêts, mais ces paiements ne génèrent aucun bénéfice d'exploitation. Par conséquent, ils sont classés comme des dépenses non opérationnelles.
Dépenses non monétaires
Le seul but d'une dépense non monétaire est de réduire le bénéfice net et éventuellement les impôts. Ce n'est pas une catégorie de compte de résultat. L'amortissement est le type le plus courant de dépense hors caisse car il est conforme à la définition selon laquelle une dépense diminue l'avoir du propriétaire en utilisant l'actif. L'amortissement entraîne également d'autres effets non monétaires tels que:
- Un débit sur un compte d'amortissement augmente le solde du compte
- Un crédit sur un compte d'actifs contraires comme l'amortissement cumulé Amortissement cumulé L'amortissement cumulé est le montant total de la charge d'amortissement allouée à un actif spécifique depuis la mise en service de l'actif. Il s'agit d'un compte de contre-actif - un compte d'actif négatif qui compense le solde du compte d'actif auquel il est normalement associé. augmente le solde du compte d'amortissement
- Sur le compte de résultat, la valeur comptable de l'actif diminue du même montant que l'amortissement cumulé.
Les dépenses sont des comptes de compte de résultat qui augmentent le côté débit d'un compte de contrepartie. Lorsque la dépense est enregistrée, un crédit correspondant est inscrit à un actif ou à un passif.
Plus de ressources
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