Un bon est un document interne au sein d'une entreprise qui est émis par les comptes fournisseurs. Les comptes créditeurs devraient être payés dans un délai d'un an ou dans un cycle d'exploitation (selon la période la plus longue). AP est considéré comme l'une des formes les plus liquides du département des passifs courants (AP). Il peut être considéré comme un «mémorandum» du passif de l'entreprise, et il est utilisé pour autoriser un paiement.
Dans chaque entreprise, il existe un service des comptes fournisseurs qui est en charge d'effectuer les paiements dus à ses créanciers et fournisseurs.
Un bon est un document de sauvegarde nécessaire pour lancer la procédure de collecte et de dépôt de tous les autres documents nécessaires au règlement d'un passif.
Une caractéristique importante de la comptabilité interne d'une entreprise est le mécanisme de contrôle. Le mécanisme garantit que chaque paiement effectué par l'entreprise est préalablement autorisé et qu'il est approprié pour les biens ou services Produits et services Un produit est un élément tangible qui est mis sur le marché pour acquisition, attention ou consommation alors qu'un service est un élément incorporel, qui découle de la réception sur la base des accords préexistants.
En d'autres termes, un bon est une pièce justificative d'une facture reçue par l'entreprise. Une fois le bon émis, cela signifie que la facture a été vérifiée et qu'il a été confirmé qu'elle doit être payée. Le bon autorise le paiement de la facture en une somme forfaitaire qui sera inscrite au bilan.
Comment fonctionnent les bons
Dans les transactions d'entreprise à entreprise, les paiements ne sont souvent pas dus immédiatement. Ils peuvent être payés avec un retard autorisé pouvant varier entre 30, 60 ou 90 jours. Lorsque l'entreprise reçoit les fournitures avec la facture, au lieu de débloquer le paiement immédiatement, elle crée un bon comme rappel des paiements dus ou comme relevé du paiement déjà effectué.
Un bon peut inclure divers documents justificatifs. Les plus courants sont énumérés ci-dessous:
- La facture reçue du fournisseur
- Les données du fournisseur à payer (nom, adresse, numéro de téléphone)
- Les données pour le paiement (montant dû, y compris une éventuelle remise et date d'échéance pour le paiement)
- Bon de commande initial Bon de commande Un bon de commande est un document d'origine commerciale émis par le service des achats d'une entreprise lors de la passation d'une commande auprès des fournisseurs de l'entreprise ou effectuée par l'entreprise
- Le reçu qui confirme que l'entreprise a reçu les biens ou les services indiqués dans la facture
- Les comptes du grand livre Grand livre général En comptabilité, un grand livre (GL) est un enregistrement de toutes les transactions passées d'une société, organisé par comptes. Les comptes du grand livre général (GL) contiennent toutes les opérations de débit et de crédit qui les concernent. En outre, ils incluent des informations détaillées sur chaque transaction - nécessaires pour des raisons comptables
- La signature d'un représentant autorisé de l'entreprise (tel que le responsable du service des comptes fournisseurs) qui valide l'achat et le paiement
- La preuve de paiement, qui est incluse dans la documentation du bon
Le graphique ci-dessous montre le processus de préparation d'un bon:
Principe comptable
Compte tenu des informations ci-dessus, vous pouvez voir qu'il existe deux types de bons:
- Bons dont le solde est dû; et
- Bons faisant référence à une facture déjà payée.
Le premier type (paiement dû) est inscrit au bilan Bilan Le bilan est l'un des trois états financiers fondamentaux. Ces déclarations sont essentielles à la fois à la modélisation financière et à la comptabilité. Le bilan affiche le total des actifs de la société et la manière dont ces actifs sont financés, soit par dette, soit par capitaux propres. Actif = passif + capitaux propres en tant que créditeurs. Une fois le bon payé, il sera enregistré comme bon payé et la preuve de paiement devra être jointe.
importance des bons
Les bons sont particulièrement importants lors d'un audit. Selon la loi, toutes les entreprises sont soumises à une procédure d'audit qui vérifie la véracité des informations contenues dans les états financiers. Grâce au bon, l'auditeur en charge peut facilement vérifier que tous les biens achetés, ou les services payés, ont bien été reçus par l'entreprise. Ainsi, les bons sont utilisés pour justifier et documenter les paiements en espèces de l'entreprise.
D'autre part, les bons sont utilisés en interne pour réduire le risque de faute des employés et les dissuader de collusion pour voler les actifs de l'entreprise. Les bons créent une trace papier, qui documente toutes les personnes impliquées dans cette transaction particulière, ainsi que leurs tâches associées à cette transaction. De cette manière, il est plus facile d'évaluer qui est responsable de quoi.
Exemple de bons
Une petite supérette commande des aliments frais à son fournisseur tous les quelques jours. Le directeur du département des aliments frais commande 50 livres de viande et de poisson, et le propriétaire passe la commande pour approuver la livraison. Lorsque la supérette reçoit la commande, le contenu de la livraison est comparé à la commande pour s'assurer que tout a été reçu.
À ce stade, un bon est émis. Il contient le bon de commande, le bon de livraison et la facture. Le montant dû est également inclus et il sera enregistré dans les comptes fournisseurs jusqu'à ce que le paiement soit effectué.
Le bon sera envoyé au propriétaire, qui examine tout pour s'assurer que toutes les informations sont exactes, puis le paiement sera approuvé. Ensuite, la transaction est clôturée et le bon sera enregistré en tant que bon payé dans le bilan.
Lectures connexes
Finance est le fournisseur officiel de la certification mondiale Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ CBCA ™ L'accréditation Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ est une norme mondiale pour les analystes de crédit qui couvre la finance, la comptabilité, l'analyse de crédit et l'analyse des flux de trésorerie , modélisation d'alliances, remboursements de prêts, etc. programme de certification, conçu pour aider quiconque à devenir un analyste financier de classe mondiale. Pour continuer à faire avancer votre carrière, les ressources supplémentaires ci-dessous vous seront utiles:
- Analyse des états financiers Analyse des états financiers Comment effectuer l'analyse des états financiers. Ce guide vous apprendra à effectuer une analyse des états financiers du compte de résultat, du bilan et du tableau des flux de trésorerie, y compris les marges, les ratios, la croissance, la liquidité, l'effet de levier, les taux de rendement et la rentabilité.
- Comptes fournisseurs vs comptes débiteurs Comptes créditeurs vs comptes clients En comptabilité, les comptes fournisseurs et les comptes clients sont parfois confondus. Les deux types de comptes sont très similaires dans la manière dont ils sont enregistrés, mais il est important de faire la distinction entre les comptes fournisseurs et les comptes débiteurs car l'un d'eux est un compte d'actif et l'autre est un
- Projeter les éléments du bilan Projeter les postes du bilan La projection des postes du bilan implique l'analyse du fonds de roulement, des immobilisations corporelles, du capital-actions de la dette et du revenu net. Ce guide explique comment calculer
- Documents sources Documents sources La trace écrite des transactions financières d'une entreprise est appelée dans la comptabilité des documents sources. Que les chèques soient écrits pour être payés, les ventes sont effectuées pour générer des reçus, les factures de facturation sont envoyées par les fournisseurs ou les heures de travail sont enregistrées sur la feuille de temps d'un employé - tous les documents respectifs sont des documents source.
