Une data room est un lieu sécurisé utilisé pour stocker des données privilégiées, généralement pour des procédures judiciaires ou des fusions et acquisitions Fusions Acquisitions Processus de fusion et acquisition Ce guide vous guide à travers toutes les étapes du processus de fusion et acquisition. Découvrez comment les fusions, acquisitions et transactions sont réalisées. Dans ce guide, nous décrirons le processus d'acquisition du début à la fin, les différents types d'acquéreurs (achats stratégiques ou financiers), l'importance des synergies et les transactions sur les coûts de transaction. Les salles de données sont utilisées pour stocker des documents, partager des fichiers, sécuriser des documents sensibles et effectuer des transactions financières. Il existe deux types de salles de données: les salles de données physiques et les salles de données virtuelles .
Dans les fusions et acquisitions, la data room est généralement installée dans les locaux commerciaux ou les bureaux du vendeur, où les acheteurs, les vendeurs et les avocats chargés des transactions peuvent se rencontrer pour accéder aux documents.
Salle de données physique
La salle de données physique est également connue sous le nom de diligence raisonnable La diligence raisonnable La diligence raisonnable est un processus de vérification, d'enquête ou d'audit d'une transaction potentielle ou d'une opportunité d'investissement pour confirmer tous les faits et informations financières pertinents et pour vérifier tout ce qui a été soulevé. lors d'une opération de fusion-acquisition ou d'un processus d'investissement. Une vérification diligente est effectuée avant la conclusion d'une transaction. Chambre de données. Il s'agit d'un emplacement physique établi par le vendeur pour stocker les documents essentiels requis lors d'une transaction de fusion et acquisition. La data room fait partie du processus de diligence raisonnable; les acheteurs et les avocats représentant l'acheteur peuvent y accéder avant de conclure la transaction.
L'acheteur devra souvent obtenir autant d'informations que possible sur l'entreprise achetée avant de conclure la transaction. Par conséquent, le vendeur stocke généralement les documents requis dans un emplacement central qui est continuellement surveillé et sécurisé pour limiter l'accès aux personnes autorisées uniquement. Souvent, le vendeur autorisera l'accès à un soumissionnaire / acheteur à la fois, avec son équipe d'experts, afin de maintenir l'intégrité des documents.
Dans les grandes transactions de fusions et acquisitions impliquant de nombreux soumissionnaires, les vendeurs exigeront que les acheteurs se rendent dans le pays ou la région et soient disponibles tout au long du processus. Étant donné que le processus implique l'hébergement d'un grand nombre d'acheteurs et d'experts de haut niveau, le coût de gestion d'une salle de données physique est souvent élevé. Pour mieux gérer les coûts, la majorité des vendeurs migrent vers des salles de données virtuelles où les acheteurs et leurs experts peuvent accéder aux documents à distance. Une data room virtuelle est nettement moins coûteuse en termes de temps et de coût qu'une data room physique.
Salle de données virtuelle
Une data room virtuelle est une solution cloud permettant de sécuriser et de partager des informations confidentielles. Il peut faciliter le processus de diligence raisonnable d'une opération de fusion et d'acquisition ou de capital-risque. Les capital-risqueurs prennent le risque d'investir dans des entreprises en démarrage, dans l'espoir de gagner des rendements importants lorsque les entreprises réussiront. transaction en permettant aux acheteurs potentiels d'accéder aux données via une connexion Internet sécurisée. Les salles de données virtuelles remplacent rapidement les salles de données physiques en raison de leur rentabilité, de leur facilité d'accès et de leurs mesures de sécurité.
Les fonctionnalités standard des salles de données virtuelles incluent un outil de questions-réponses, des notes, une authentification multifacteur et des autorisations avancées. Face aux préoccupations croissantes en matière de sécurité en ligne, les fournisseurs de salles de données virtuelles proposent des améliorations de sécurité plus sophistiquées pour garantir l'intégrité des données.
Comment les salles de données virtuelles sont utilisées
Opérations de fusion et acquisition
L'utilisation la plus courante des salles de données virtuelles concerne les fusions et acquisitions. Les acheteurs ont souvent besoin d'accéder à de grands volumes de documents confidentiels dans le cadre du processus de diligence raisonnable. Bon nombre de ces documents sont de nature confidentielle et doivent être conservés dans un endroit sûr accessible aux soumissionnaires. Les salles de données virtuelles permettent aux acheteurs de consulter et d'échanger facilement des documents sans se rendre dans les bureaux du vendeur. Cela rend également le processus d'examen moins coûteux puisque l'acheteur n'a pas besoin de manipuler de gros documents papier ou de payer le voyage de plusieurs experts pour examiner les documents.
Procédures judiciaires
Les procédures judiciaires impliquent souvent de traiter de grands volumes de documents. Certains de ces documents sont hautement confidentiels et peuvent facilement être perdus ou volés. L'utilisation de salles de données virtuelles permet aux avocats, aux régulateurs et à d'autres parties intéressées d'accéder aux documents à distance sans craindre que les documents soient volés.
Les data rooms virtuelles entrent également en jeu lorsqu'un dossier implique des équipes internationales travaillant sur le même dossier. Les équipes peuvent accéder à tous les documents requis à partir d'un emplacement central, sans avoir besoin de voler pour accéder à certains documents. Lorsque l'intégrité de ces documents est menacée, la partie émettrice peut définir les documents comme «vue uniquement» pour limiter l'accès.
Offre publique initiale (IPO)
Lorsqu'une entreprise émet une introduction en bourse (IPO) Une offre publique initiale (IPO) est la première vente d'actions émises par une entreprise au public. Avant une introduction en bourse, une entreprise est considérée comme une entreprise privée, généralement avec un petit nombre d'investisseurs (fondateurs, amis, famille et investisseurs commerciaux tels que des investisseurs en capital-risque ou des investisseurs providentiels). Découvrez ce qu'est une introduction en bourse, une quantité importante de paperasse est impliquée car les avocats, les banquiers d'investissement et les autres parties sont tenus de signer et de vérifier les documents. Le stockage de ces documents dans une data room virtuelle garantit la sécurité et l'intégrité des documents et empêche l'accès par des tiers qui ne font pas partie de la transaction. L'entreprise peut également s'assurer que les concurrents n'ont pas accès à ces documents en empêchant la copie, l'impression et l'édition des documents.
Salles de données physiques et salles de données virtuelles
Un grand nombre d'entreprises passent des salles de données physiques aux salles de données virtuelles pour les raisons suivantes:
Réduction des coûts d'installation et d'exploitation
La gestion d'une salle de données virtuelle est souvent moins chère puisque la seule chose dont une entreprise a besoin est un système informatique sécurisé et l'accès aux documents en ligne. Avec une salle de données physique, l'entreprise devra louer un espace physique et embaucher une société de sécurité pour garder la salle sous surveillance 24 heures sur 24.
De plus, lorsque des acheteurs potentiels viennent examiner les documents, l'entreprise devra payer des frais supplémentaires pour leur voyage, leur hébergement et leurs repas. La mise en œuvre d'une salle de données virtuelle supprime toutes les dépenses ci-dessus, de sorte que les coûts opérationnels sont inférieurs.
Accessibilité globale
Une data room virtuelle est hébergée sur Internet; n'importe qui dans le monde peut accéder aux documents. Il permet aux investisseurs du monde entier d'accéder à des documents essentiels qui les aideront à prendre une décision éclairée. L'accessibilité globale accroît également la concurrence entre les acheteurs, car la société acquise peut bénéficier d'un prix plus élevé que ce qui serait possible lorsque la concurrence est limitée à une zone géographique spécifique.
Conserver les documents
Le stockage des documents dans une salle de données virtuelle garantit que les informations sont conservées en toute sécurité aussi longtemps que l'entreprise le souhaite. Les documents ne sont pas affectés par des causes naturelles comme les incendies et les tempêtes, comme c'est le cas avec les salles de données physiques. La conservation des documents dans les salles de données traditionnelles soumet les documents à l'usure, et les documents continueront de s'accumuler au point où il sera difficile d'accéder aux documents des années précédentes.
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