Qu'est-ce que la comptabilité de paie?

La comptabilité de paie est essentiellement le calcul, la gestion, l'enregistrement et l'analyse de la rémunération des employés. Cela comprend le salaire de base qu'un employé reçoit, ainsi que les autres types de paiement qui s'accumulent au cours de son travail, lesquels. En outre, la comptabilité de la paie comprend également le rapprochement des prestations. Sécurité sociale La sécurité sociale est un programme du gouvernement fédéral américain qui fournit une assurance sociale et des prestations aux personnes dont les revenus sont insuffisants ou inexistants. Les premiers impôts sociaux, retenues à la source et déductions liées à la compensation.Le calcul de la masse salariale est fortement influencé par les exigences légales de chaque pays (il peut également dépendre des exigences de l'état ou de la ville locale).

Comptabilité de la paie

Principaux coûts de la comptabilité de paie

Les coûts salariaux sont liés aux obligations (dépenses) assumées par un employeur. Ils financent les indemnités versées aux salariés pour leur travail direct ou en conséquence des avantages obligatoires définis par les dispositions légales.

La somme de tous les concepts énumérés ci-dessus constitue la dépense à payer pour garder un employé sur la liste de paie.

Selon les principes comptables, toutes les charges à payer Charges à payer Les charges à payer sont des charges qui sont comptabilisées même si la trésorerie n'a pas été payée. Ces dépenses sont généralement comparées aux revenus via le principe d'appariement des PCGR (principes comptables généralement reconnus). doit respecter le principe d'appariement Principe d'appariement Le principe d'appariement est un concept comptable qui impose aux entreprises de déclarer leurs dépenses en même temps que les revenus auxquels elles sont liées. Les revenus et les dépenses sont appariés dans l'état des résultats pour une période donnée (par exemple, une année, un trimestre ou un mois). Exemple du principe d'appariement. Le principe d'appariement stipule que toutes les dépenses doivent correspondre dans la période où toutes les recettes connexes sont déclarées (cela ne dépend pas de la date de paiement). Par exemple,si un salarié est embauché le premier jour de décembre mais payé la première semaine de janvier, la dépense liée à la main-d'œuvre du salarié doit être constatée en décembre.

Remarque: la rémunération du travail des employés n'est pas toujours comptabilisée en charges. Par exemple, si le travail des employés a servi à la fabrication d'un produit ou d'un actif, la rémunération (y compris les provisions) doit être enregistrée comme coût de fabrication du produit (l'inventaire Inventory Inventory est un compte d'actif courant figurant au bilan, composé de toutes les les matières premières, les travaux en cours et les produits finis accumulés par une entreprise. Il est souvent considéré comme le plus illiquide de tous les actifs courants - ainsi, il est exclu du numérateur dans le calcul du ratio rapide.) ou un actif et comptabilisé en charges lorsque l'inventaire est vendu (par le biais du coût des ventes) ou que l'actif est utilisé (par l'amortissement).

Obligations de performance en vertu de la comptabilité de paie

Les obligations de prestation sont liées aux retenues ou aux retenues sur les salaires des employés. Les rétentions ne sont pas versées directement aux employés, mais elles sont généralement versées plus tard aux institutions gouvernementales ou aux entreprises privées. Les retenues à la source les plus courantes selon les lois américaines sont:

  • Retenues fédérales: retenues pour l'impôt fédéral sur le revenu
  • Retenues à la source: Retenues pour l'impôt sur le revenu de l'État
  • FICA payable: Retentions pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie
  • Handicap de l'État: impôts sur les personnes handicapées de l'État
  • Assurance maladie des employés: rétentions pour couverture d'assurance maladie
  • 401K: Retenues pour épargne-retraite.

Les autres retenues comprennent:

  • Retenues ordonnées par le tribunal: déductions de salaire ordonnées par le tribunal à des fins spécifiques.
  • Cotisations syndicales

Obligations de performance en vertu de la comptabilité de paie

Configuration de la comptabilité de paie

Avant de commencer le processus d'embauche, les employeurs doivent respecter certaines exigences ou considérations importantes. Ils sont conformes à la législation fédérale américaine et peuvent varier d'un État à l'autre.

1. Numéro d'identification de l'employeur fédéral (EIN)

Ceci est utilisé pour suivre les paiements d'impôt fédéral. Une entreprise doit obtenir un EIN de l'IRS.

2. Type de paiement et périodicité

Après avoir décidé du niveau de salaire (en fonction du poste, de l'expérience, de l'industrie, etc.) et du type (salaire horaire ou annuel), sélectionnez la période pendant laquelle les employés seront payés. Les paiements sont généralement sélectionnés entre hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuels. Les délais de paiement ne doivent pas dépasser la base mensuelle.

3. Avantages sociaux et assurances

Si les employeurs offrent des avantages supplémentaires tels qu'une assurance ou un régime de retraite 401K, ils devront décider du montant à cotiser en tant qu'employeur et du coût que l'employé doit assumer pour obtenir l'avantage.

4. Formulaires des employés

Lors de l'embauche d'employés, il est important de rassembler toutes les informations relatives au droit de travailler aux États-Unis et les informations personnelles. Les formulaires les plus importants sont le formulaire I-9 (pour vérifier si l'employé a la citoyenneté ou le droit de travailler aux États-Unis en vertu d'un permis de travail), le formulaire W-4 (informations personnelles des employés - en remplissant ce formulaire, vous obtenez le formulaire informations nécessaires pour calculer la retenue applicable à un employé) et le formulaire de dépôt direct.

Calculs dans la comptabilité de paie

Après avoir configuré l'entreprise pour embaucher des employés et rassemblé toutes les informations relatives aux employés, l'entreprise devra suivre les étapes suivantes:

  1. Calculez la rémunération directe et indirecte du travail: à la fin d'un mois, additionnez tous les coûts de la rémunération directe, tels que les salaires et les heures supplémentaires (la plupart des retenues et des provisions sont calculées sur la base de ces concepts).
  2. Ensuite, additionnez les concepts indirects tels que les commissions et les bonus (vérifiez vos exigences fédérales et étatiques pour voir si elles doivent être incluses dans le calcul des retenues ou des déductions).
  3. Calculer les retenues et les retenues: Après avoir déterminé la base de chaque retenue ou déduction selon l'étape précédente, calculez les impôts et les retenues salariales de vos employés selon les exigences applicables.
  4. Calcul des provisions: Les provisions sont des charges à payer qui génèrent des passifs qui seront payés à l'avenir. Les dépenses résultant d'exigences légales telles que les jours fériés et les vacances sont comptabilisées en tant que provisions dans la période où elles sont engagées, bien qu'elles soient payées les mois suivants. Ils sont le résultat de la relation contractuelle avec le salarié.
  5. Enregistrez les entrées dans les livres.
  6. Générer des paiements: après avoir calculé et enregistré les écritures comptables, les entreprises doivent générer les paiements aux employés, aux entités gouvernementales (liées aux retenues) et à d'autres entités. Ce processus peut souvent être sous-traité à des tiers, tels que Ceridian.
  7. Calculer les ajustements postérieurs aux provisions: En raison de la nature des provisions, qui sont basées sur des estimations, il est important de recalculer et d'ajuster les provisions si nécessaire.

Points clés à retenir

La clé de la comptabilité salariale est de reconnaître quand un concept est assumé par l'employeur ou l'employé. En maîtrisant la base de calcul des impôts et retenues fédérales, étatiques et municipales, vous serez en mesure de calculer correctement les paiements de paie. Les provisions étant basées sur des estimations, vous devrez les recalculer avant le paiement afin d'effectuer les ajustements nécessaires. Il est également important de mettre en place toutes les exigences légales et procédurales avant d'embaucher un employé, car cela vous aidera à réduire l'activité de retraitement.

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