L'enregistrement du paiement dans la comptabilité peut autrement être appelé «comptes fournisseurs», ce qui signifie le montant total qu'une entreprise donnée doit aux entreprises ou aux fournisseurs pour des produits ou des services. De plus, le solde des comptes fournisseurs est reflété dans le bilan Bilan Le bilan est l'un des trois états financiers fondamentaux. Ces déclarations sont essentielles à la fois à la modélisation financière et à la comptabilité. Le bilan affiche le total des actifs de la société et la manière dont ces actifs sont financés, soit par dette, soit par capitaux propres. Actif = Passif + Capitaux propres, spécifiquement sur la section du passif courant, et comprend toutes les factures qui doivent être payées.
Par exemple, une entreprise qui vient d'acheter ses fournitures de bureau à l'entreprise B et qui reçoit une facture de 500 $ doit enregistrer le montant et le payer à la date d'échéance ou avant pour éviter un défaut.
Comptes fournisseurs et comptes clients
Les deux concepts de comptes fournisseurs et de comptes débiteurs sont nettement différents l'un de l'autre. Comptes fournisseurs Comptes fournisseurs Les comptes fournisseurs sont un passif encouru lorsqu'une organisation reçoit des biens ou des services de ses fournisseurs à crédit. Les comptes créditeurs devraient être payés dans un délai d'un an ou dans un cycle d'exploitation (selon la période la plus longue). AP est considéré comme l'une des formes les plus liquides de passifs courants, d'une part, se réfère à combien une entreprise doit à une autre entreprise pour l'achat de biens et de services qui doivent être remboursés. Un mot clé ici est «crédit», ce qui signifie que les marchandises ont été acquises en premier et que le paiement suit.
Comptes débiteurs Comptes clients Les comptes clients (RA) représentent les ventes à crédit d'une entreprise, qui ne sont pas encore entièrement payées par ses clients, un actif actuel au bilan. Les entreprises permettent à leurs clients de payer dans un délai raisonnable et prolongé, à condition que les conditions soient convenues. , d'autre part, c'est le contraire, car il s'agit du montant d'argent qu'une entreprise peut collecter auprès d'une autre entreprise pour lui avoir vendu ses biens ou services. Par conséquent, nous pouvons dire que le premier est un passif tandis que l'autre est un actif.
Exemple d'enregistrement d'un paiement dans la comptabilité
Disons qu'une société appelée Bags Unlimited a vendu 100 sacs en nylon à la société B et que les deux sociétés ont convenu d'une certaine date d'échéance de paiement. Désormais, Bags Unlimited envoie sa facture. Documents sources La trace papier des transactions financières d'une entreprise est appelée dans la comptabilité des documents sources. Que les chèques soient écrits pour être payés, les ventes sont effectuées pour générer des reçus, les factures de facturation sont envoyées par les fournisseurs ou les heures de travail sont enregistrées sur la feuille de temps d'un employé - tous les documents respectifs sont des documents source. et rédige la date d'échéance le 15 décembre, comme convenu par les deux parties. Il enregistre la transaction sous ses comptes débiteurs tandis que la société B l'enregistre sous comptes créditeurs.
Les comptes fournisseurs sont-ils un débit ou un crédit?
C'est l'une des questions délicates sur les comptes fournisseurs. Les comptes créditeurs sont considérés comme des dettes car ils impliquent l'achat de biens à crédit, ce qui signifie qu'il doit conserver un solde créditeur. Le solde créditeur représente le montant total qu'une entreprise doit à ses fournisseurs. Une fois la facture reçue, le montant dû est enregistré, ce qui augmente par conséquent le solde créditeur.
Une fois la facture payée, le montant est enregistré comme débit; ainsi, abaissant à nouveau le solde créditeur. En résumé, plus les comptes créditeurs sont élevés, plus le solde créditeur est élevé et plus les comptes créditeurs sont bas, plus le solde créditeur est bas.
Le processus des comptes fournisseurs
Le processus des comptes fournisseurs ressemble à une tâche facile, mais il implique un examen très minutieux des factures car la moindre erreur peut entraîner d'énormes pertes pour une entreprise. En fait, toutes les entreprises, en particulier les grandes et les plus anciennes, doivent adopter un système de comptabilité fournisseurs automatisé pour s'assurer que le processus suivant est exécuté avec précision.
1. Réception d'une facture
La première étape est la réception de la facture, qui peut être effectuée par différents canaux tels que par e-mail, fax ou courrier.
2. Transfert à la bonne personne
Parce qu'il peut simplement arriver par courrier ou par courrier électronique de l'entreprise, il doit être transmis à la personne appropriée, qui peut être le comptable Comptable Un comptable joue un rôle très crucial dans une organisation, qu'il s'agisse d'une multinationale ou d'une petite , domestique. L'entrée et la sortie de l'argent de l'entreprise sont étroitement surveillées par le comptable, qui s'assure également que toutes les transactions financières sont légales, correctes, gestionnaire, comptable Teneur de livres La tâche principale d'un comptable est de maintenir et d'enregistrer les événements financiers quotidiens de l'entreprise . Un comptable est responsable de l'enregistrement et de la gestion des transactions financières d'une entreprise, telles que les achats, les dépenses, les revenus des ventes, les factures et les paiements. , ou le spécialiste des comptes fournisseurs, s'il y a un tel poste.
3. Saisie des détails
Une fois qu'il a atteint les mains de la bonne personne, les détails de la facture sont ensuite saisis dans un fichier tel qu'une feuille de calcul, qui est enregistré.
4. Approbation des factures
L'approbation des factures est très cruciale. Idéalement, avant que les paiements ne soient effectués, chaque facture doit être soumise à un examen rigoureux pour s'assurer que toutes les entrées sont exactes. En fait, plusieurs points doivent être vérifiés spécifiquement, notamment:
- Pré-approbation de la dépense ou du bon de commande émis par l'entreprise
- L'arrivée des marchandises achetées avant le paiement doit être effectué
- La singularité de la facture
- Contrats et accords avec les fournisseurs
5. Émission de chèques
Une fois les étapes terminées et la facture vérifiée, le comptable crée les chèques et spécifie le montant à payer sur chaque chèque. Ils sont scellés dans des enveloppes, étiquetés avec les adresses appropriées et envoyés aux destinataires prévus.
Les étapes ci-dessus sont dans un système de comptes fournisseurs manuel. Parce qu'il est très fastidieux et prend du temps, avec une forte probabilité d'erreurs, un système automatisé est fortement recommandé.
Caractéristiques d'un système de comptabilité fournisseurs bien géré
Un processus de comptes fournisseurs précis aboutit à des états financiers précis qui mènent finalement au succès d'une entreprise. Un système de comptes fournisseurs bien géré présente les caractéristiques suivantes.
- Les factures légitimes sont traitées, non seulement avec précision, mais également en temps opportun.
- Les factures sont enregistrées dans les bons comptes.
- Les dépenses non traitées sont ajustées.
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