Une lettre commerciale doit toujours suivre un certain format et une structure pour garantir qu'elle est reçue de manière professionnelle et conforme aux normes. Bien qu'il existe de nombreux types de lettres commerciales, ce guide présente un exemple détaillé du format de lettre commerciale le plus classique.
Présentation de la lettre commerciale
En entreprise Corporation Une société est une entité juridique créée par des personnes physiques, des actionnaires ou des actionnaires, dans le but de réaliser des activités lucratives. Les sociétés sont autorisées à conclure des contrats, à intenter des poursuites et à être poursuivies, à posséder des actifs, à verser des impôts fédéraux et étatiques et à emprunter de l'argent auprès d'institutions financières. , une lettre est simplement tout type de correspondance envoyée entre deux parties. Il peut concerner n'importe quel sujet et être envoyé via de nombreuses méthodes de livraison telles que le courrier électronique, le courrier ordinaire et la remise en main propre.
Le ton que vous adopterez dans la lettre dépendra de l'auditoire et du but de la communication. Compétences interpersonnelles Les compétences interpersonnelles sont les compétences requises pour communiquer, interagir et travailler efficacement avec des individus et des groupes. Ceux qui ont de bonnes compétences interpersonnelles sont de bons communicateurs verbaux et non verbaux et sont souvent considérés comme «bons avec les gens». est. Parfois, vous devrez être plus formel, et d'autres fois, une voix plus décontractée est appropriée.
L'exemple fourni ci-dessous est une voix neutre et un niveau modéré de formalité.
Structure de la lettre commerciale
Vous trouverez ci-dessous un exemple de présentation et de structure d'une lettre commerciale. N'hésitez pas à copier et coller le texte dans votre propre e-mail, document Word ou Google et assurez-vous de le personnaliser et de le relire attentivement.
[Nom de l'expéditeur]
[Nom de la société de l'expéditeur]
[Adresse postale de l'expéditeur]
[Ville, État / Province et code postal de l'expéditeur]
[Numéro de téléphone et / ou adresse e-mail de l'expéditeur]
[Date]
[Nom du destinataire]
[Nom de l'entreprise du destinataire]
[Adresse postale du destinataire]
[Ville, état / province et code postal du destinataire]
[Numéro de téléphone et / ou adresse e-mail du destinataire]
[Matière]
[Cher nom],
[Introduction - c'est ici que vous expliquez le but de la lettre, par exemple pourquoi vous l'écrivez, ce que vous espérez en tirer et toute autre information importante que vous souhaitez énoncer dès le départ.]
[Section du milieu - c'est ici que vous développez et fournissez plus de détails sur ce que vous avez décrit dans le premier paragraphe. Il peut y avoir plusieurs autres paragraphes comme celui-ci en fonction de la durée de la lettre]
[Conclusion - c'est l'endroit où vous concluez et résumez les choses. Il peut y avoir un appel à l'action ou les prochaines étapes incluses dans ce paragraphe.]
[Cordialement],
[Signature]
[Nom de l'expéditeur]
Exemple de lettre commerciale complète
Maintenant que vous êtes familier avec le format de lettre commerciale, regardons un exemple avec des informations réelles intégrées.
John Bravo
ABC Éducation Inc.
1234, rue 123
New York, NY 01218
21 mai 2018
Sarah Geenie
Société XYZ Inc.
6789, rue 789
New York, NY 04851
Re: Fréquence de facturation mise à jour
Chère Mme Geenie,
Je vous écris pour vous informer de notre nouveau modèle de tarification à compter du 1er février 2019. Le premier février, nous passerons d'un cycle de facturation annuel à un cycle de facturation trimestriel et cette lettre contient des informations importantes qui peuvent avoir un impact sur votre organisation.
Après avoir mené des recherches approfondies et reçu des commentaires de nos clients, nous avons déterminé que la plupart des clients préfèrent fortement un cycle de facturation trimestriel plutôt qu'un cycle annuel. Afin de répondre au mieux à vos besoins, nous avons décidé de vous proposer cet avantage, qui entrera en vigueur le 1er février 2019.
Cette lettre est simplement pour vous informer des changements à venir, et aucune action immédiate n'est requise de votre part pour le moment. Nous vous remercions pour vos affaires continues.
Cordialement,
John Bravo
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Considérations supplémentaires sur le formatage
En plus du format général et de la structure présentés ci-dessus, vous pouvez également considérer les informations suivantes comme des pratiques commerciales standard.
Les normes de formatage courantes comprennent:
- Arial, Times New Roman ou une police standard similaire
- Taille 11 ou 12 points
- Majuscules des phrases
- fond blanc
- Papier de format 5 "x 11"
- Disposition du portrait
- Marges de 1 "
- Espacement simple, 1,5 ou double
- Couleur de police noire
- Utilisation du papier à en-tête de l'entreprise
- Impression recto ou recto-verso
- Fond blanc uni
Ressources supplémentaires
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