Les procès-verbaux de réunion sont des notes enregistrées au cours d'une réunion. Ils mettent en évidence les questions clés qui sont discutées, les motions proposées ou votées et les activités à entreprendre. Le procès-verbal d'une réunion est généralement rédigé par un membre désigné du groupe. Leur tâche est de fournir un compte rendu précis de ce qui s'est passé pendant la réunion.
Étapes impliquées dans l'enregistrement du procès-verbal de la réunion
Il y a cinq étapes principales impliquées dans l'enregistrement du procès-verbal d'une réunion. Elles sont:
- Pré-planification
- Enregistrement
- Rédaction ou transcription des procès-verbaux
- Partager les comptes rendus de réunion
- Dépôt ou stockage des minutes pour le référencement dans le futur
Pré-planification
Si une réunion est bien planifiée à l'avance, il sera beaucoup plus facile de prendre un compte rendu. Cela dit, le président PDG Un PDG, abréviation de Chief Executive Officer, est la personne la mieux classée d'une entreprise ou d'une organisation. Le PDG est responsable du succès global d'une organisation et de la prise de décisions managériales de haut niveau. Lisez une description de poste et le secrétaire ou le rédacteur du procès-verbal devraient travailler ensemble pour déterminer à l'avance l'ordre du jour de la réunion. Par exemple, la personne qui enregistre le procès-verbal pourrait travailler avec le président pour rédiger un document qui servira d'ordre du jour et fournira le format de la réunion.
Programme de la réunion
S'il n'est pas possible pour le président et le secrétaire de se rencontrer et de présenter une ébauche, il appartient au secrétaire d'obtenir une copie de l'ordre du jour avant le début de la réunion. L'ordre du jour de la réunion servira de guide sur la façon de prendre des notes et de préparer le compte rendu. En outre, l'ordre du jour comprend également d'autres détails, qui doivent être incorporés dans le procès-verbal. Ils comprennent:
- Noms de tous les membres présents - comprend les invités et les orateurs
- Documents pouvant être distribués au fur et à mesure de l'avancement de la réunion, tels que des copies d'une liste de propositions soumises au vote
Attentes
Lorsqu'un individu est choisi comme enregistreur de procès-verbaux, il est important pour lui de savoir ce que l'on attend d'eux. Par conséquent, la personne devrait s'adresser au président du comité et lui demander quel sera son rôle dans la réunion. Par exemple, si la réunion consiste à proposer des motions Vote par procuration Un vote par procuration est une délégation du pouvoir de vote à un représentant au nom du détenteur du vote d'origine. Le parti qui reçoit l'autorisation de voter est connu sous le nom de mandataire et le titulaire du vote d'origine est connu sous le nom de mandant. Le concept est important sur les marchés financiers et en particulier avec les entreprises publiques, le membre désigné doit se demander s'il doit inclure les noms des auteurs de propositions et des appuis.
Ce qu'il faut inclure dans le procès-verbal de la réunion
Avant d'enregistrer des détails, un enregistreur de minutes désigné doit se familiariser avec le type d'informations qu'il doit enregistrer. Un groupe peut utiliser un format spécifique pour enregistrer des notes mais, dans l'ensemble, le procès-verbal d'une réunion comprend généralement les détails suivants:
- Date et heure de la réunion
- Noms des participants, ainsi que des participants absents
- Acceptation ou modifications apportées au procès-verbal de la réunion précédente
- Les décisions prises concernant chaque point de l'ordre du jour, telles que:
- Activités entreprises ou convenues
- Prochaines étapes
- Résultats des élections Vote simple Le vote simple, communément appelé vote statutaire, est un système de vote d'entreprise qui peut être utilisé pour élire des administrateurs ou voter sur des questions importantes
- Motions acceptées ou rejetées
- Nouvelle entreprise
- Date et heure de la prochaine réunion
Le processus de rédaction des procès-verbaux des réunions
À la fin de la réunion, la personne chargée de rédiger le procès-verbal devrait disposer de toutes les ressources dont il a besoin pour rédiger le procès-verbal de manière claire et présentable. Voici quelques conseils à considérer:
- Une fois la réunion terminée, ne prenez pas trop de temps pour rédiger le procès-verbal. De cette façon, tout ce qui s'est passé lors de la réunion est encore frais dans votre esprit.
- Passez en revue le plan qui avait été créé précédemment et apportez des ajustements si nécessaire. Cela peut inclure l'ajout d'informations supplémentaires ou la clarification de certaines des questions soulevées. Vérifiez également que tous les verdicts, activités et motions ont été clairement enregistrés.
- Révisez les procès-verbaux et assurez-vous qu'ils sont brefs mais clairs.
Distribution du procès-verbal de la réunion
Une fois que le secrétaire a terminé de rédiger les procès-verbaux, il est censé les partager avec les membres du groupe. Ils peuvent être partagés en ligne ou via le cloud. Étant donné que les procès-verbaux et autres types de documents peuvent entraîner beaucoup de paperasse, il peut être préférable d'utiliser une approche de partage sans papier.
Par exemple, si l'enregistreur de procès-verbaux documentait les procès-verbaux à l'aide de Microsoft Word, qui n'offre pas de partage en ligne, ils pourraient envisager d'utiliser Google Docs, qui offre un moyen de partager des documents en ligne avec d'autres utilisateurs.
L'enregistreur est également censé enregistrer une copie du procès-verbal de la réunion pour référence future. La plupart des entreprises stockent leurs minutes en ligne, que ce soit dans Google Docs ou OneDrive.
À retenir
Les procès-verbaux des réunions sont importants car ils sont utilisés pour documenter les principaux problèmes soulevés lors d'une réunion. Par exemple, les procès-verbaux efficaces peuvent indiquer les approches proposées pour résoudre un problème particulier et la principale raison pour laquelle les membres choisissent une méthode plutôt qu'une autre.
Le procès-verbal de la réunion peut être enregistré manuellement ou sur un appareil électronique tel qu'un ordinateur portable ou un iPad. Après la réunion, l'enregistreur examine le procès-verbal et apporte les modifications nécessaires. Les procès-verbaux de la réunion sont ensuite partagés avec les participants du groupe. Outre la distribution, les minutes sont également enregistrées pour référence future.
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