Chaque fois qu'une entreprise est impliquée dans une transaction financière, une trace papier est générée. Cette trace écrite est appelée dans la comptabilité un document source. Que les chèques soient écrits pour être payés, les ventes sont effectuées pour générer des reçus, les factures de facturation sont envoyées par les fournisseurs ou les heures de travail sont enregistrées sur la feuille de temps d'un employé - tous les documents respectifs sont des documents source.
L'importance des documents sources
Les documents sources sont, avant tout, importants pour la tenue de livres et le processus comptable Théorie de la comptabilité financière La théorie de la comptabilité financière explique le «pourquoi» de la comptabilité - les raisons pour lesquelles les transactions sont déclarées de certaines manières. Ce guide vous aidera à comprendre les principes fondamentaux de la théorie de la comptabilité financière, car ils servent de preuve matérielle qu'une transaction financière a effectivement eu lieu. De nos jours, ces documents n'ont pas nécessairement besoin d'être une copie papier physique - ils peuvent être une forme électronique de confirmation.
En outre, les documents sources sont également essentiels dans le processus d'audit. Lorsque les entreprises sont soumises à un audit, l'accès de l'auditeur à une trace papier claire et accessible de toutes les transactions renforce la légitimité et l'indépendance globales de l'audit. Afin de réaffirmer l'exactitude des soldes de l'entreprise dans les comptes individuels, les auditeurs doivent avoir un accès complet à tous les documents. Dans l'ensemble, pour gérer une entreprise plus facilement et améliorer la transparence, tous ses documents sources doivent être conservés et stockés pour référence future.
Types courants de documents source
Dans sa forme la plus simple, un document source contient généralement les informations suivantes:
- La date de la transaction
- Le montant total de la transaction
- Une description de la transaction
- Une ou plusieurs signatures d'autorisation
Les documents les plus courants sont:
- Chèques
- Les factures
- Reçus
- Notes de crédit
- Cartes de temps des employés
- Bordereaux de dépôt
- Acheter en ligne
Stockage de documents
Toute information générée par les documents sources doit être correctement enregistrée dans le journal de l'entreprise, le logiciel de comptabilité ou les livres financiers. Après l'enregistrement initial, tous les documents doivent être conservés et organisés dans un fichier et placés dans un système afin qu'ils puissent être récupérés à tout moment. Il est également important de consigner les procédures générales de contrôle interne Guide de l'audit médico-légal Un audit médico-légal est un audit détaillé des dossiers d'une entreprise devant être utilisé devant un tribunal dans le cadre d'une procédure judiciaire. Les comptables, les avocats et les professionnels de la finance sont tous impliqués. Dans un tel audit, ils rechercheront la corruption, les conflits d'intérêts, les pots-de-vin, l'extorsion, le détournement d'actifs, la fraude financière en précisant qui dans l'entreprise peut accéder et autoriser les paiements, les commandes et autres transactions.
Originalité des documents sources
La plupart du temps, les photocopies des documents sources sont légalement autorisées. Selon le US Internal Review Service (IRS), tant que ces photocopies sont des représentations complètes, lisibles et exactes du document original, elles sont légalement acceptables. De même, l'Agence du revenu du Canada (ARC) accepte les documents numérisés à condition que les documents soient produits et conservés en format papier ou stockés dans un format accessible et lisible électroniquement. Bien que l'organisation et le classement de ces documents puissent être fastidieux, consacrer du temps supplémentaire pour maintenir correctement une trace écrite et créer un moyen facile d'accéder à ces documents peut entraîner d'énormes gains de temps à l'avenir et garantir une plus grande transparence.
Ressources supplémentaires
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