La fonction SOUS-TOTAL dans Excel permet aux utilisateurs de créer des groupes, puis d'exécuter diverses autres fonctions Excel telles que SOMME, NOMBRE, MOYENNE, PRODUIT, MAX, etc. Ainsi, la fonction SOUS-TOTAL d'Excel aide à analyser les données fournies.
Formule
SUBTOTAL = (méthode, plage1, [plage2… plage_n])
Où méthode est le type de sous-total que vous souhaitez obtenir
Range1, range2… range_n est la plage de cellules que vous souhaitez sous-total
Pourquoi devons-nous utiliser des SOUS-TOTAUX?
Parfois, nous avons besoin de données basées sur différentes catégories. LES SOUS-TOTAUX nous aident à obtenir les totaux de plusieurs colonnes de données ventilées en différentes catégories.
Par exemple, considérons les produits de vêtements de différentes tailles fabriqués. La fonction SOUS-TOTAL vous aidera à obtenir un décompte des différentes tailles dans votre entrepôt.
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Comment utiliser la fonction SOUS-TOTAL dans Excel?
Il y a deux étapes à suivre lorsque nous souhaitons utiliser la fonction SOUS-TOTAL. Ceux-ci sont:
- Formatage et tri des données Excel fournies.
- Application de SUBTOTAL à la table.
Comprenons cette fonction Excel à l'aide d'un exemple. Nous utilisons des données fournies par un fabricant de vêtements. Il fabrique des T-shirts de cinq couleurs différentes, à savoir, blanc, noir, rose, vert et beige. Il produit ces T-shirts en sept tailles différentes, à savoir 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14. Les données pertinentes sont ci-dessous:
Le responsable de l'entrepôt fournit des données aléatoires. Maintenant, pour l'analyse, nous devons obtenir le nombre total de T-shirts de chaque couleur se trouvant dans l'entrepôt.
Étape 1
Tout d'abord, nous devons trier la feuille de calcul sur la base des données dont nous avons besoin pour effectuer le sous-total. Comme nous devons obtenir les sous-totaux des T-shirts par couleurs, nous les trierons en conséquence.
Pour ce faire, nous pouvons utiliser la fonction TRIER sous l'onglet Données.
Étape 2
L'étape suivante consisterait à appliquer la fonction SOUS-TOTAL. Cela peut être fait comme indiqué ci-dessous:
Sélectionnez l'onglet Données et cliquez sur SOUS-TOTAL.
Lorsque nous cliquons dessus, la boîte de dialogue Sous-total apparaîtra comme indiqué ci-dessous:
À présent, cliquez sur la flèche déroulante du champ "À chaque changement dans:". Nous pouvons maintenant sélectionner la colonne que nous souhaitons sous-total. Dans notre exemple, nous allons sélectionner Couleur.
Ensuite, nous devons cliquer sur la flèche déroulante du champ "Utiliser la fonction:". Cela nous aidera à sélectionner la fonction que nous souhaitons utiliser. Il y a 11 fonctions disponibles. Nous devons choisir en fonction de nos besoins. Dans notre exemple, nous allons sélectionner SUM pour connaître le nombre total de T-shirts se trouvant dans chaque entrepôt.
Ensuite, nous passons à "Ajouter un sous-total à: champ". Ici, nous devons sélectionner la colonne dans laquelle nous voulons que le sous-total calculé apparaisse. Dans notre exemple, nous allons sélectionner Nombre d'unités dans l'entrepôt I et l'entrepôt II.
Après cela, nous devons cliquer sur OK et nous obtiendrons les résultats suivants:
Comme nous pouvons le voir dans la capture d'écran ci-dessus, les sous-totaux sont insérés sous forme de nouvelles lignes sous chaque groupe. Lorsque nous créons des sous-totaux, notre feuille de calcul est divisée en différents niveaux. En fonction des informations que vous souhaitez afficher dans la feuille de calcul, vous pouvez basculer entre ces niveaux.
Les boutons de niveau dans notre exemple sont des images de boutons pour les niveaux 1, 2, 3, qui peuvent être vus sur le côté gauche de la feuille de calcul. Supposons maintenant que je veuille juste voir le nombre total de T-shirts se trouvant dans l'entrepôt de différentes couleurs, nous pouvons cliquer sur le niveau 2.
Si nous cliquons sur le niveau le plus élevé (niveau 3), nous obtiendrons tous les détails.
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Conseils pour la fonction SOUS-TOTAL:
Astuce n ° 1
Supposons que nous souhaitons nous assurer que toutes les couleurs de T-shirts sont disponibles dans toutes les tailles dans l'un ou l'autre des entrepôts. Nous pouvons suivre ces étapes:
Étape 1: Cliquez sur Sous-total. N'oubliez pas que nous ajoutons un critère supplémentaire à nos données de sous-total actuelles.
Maintenant,
Étape 2: sélectionnez COUNT dans le menu déroulant et Taille dans le champ "Ajouter le champ de sous-total à". Après cela, décochez la case "Remplacer les sous-totaux actuels". Une fois que vous avez cliqué sur OK, vous obtiendrez les données suivantes:
Cela nous aidera à nous assurer que le nombre pour différentes tailles et nous pouvons trier les données de telle manière que les répétitions ne sont pas là.
Astuce n ° 2
Triez toujours les données par colonne que nous utiliserons pour le sous-total.
Astuce n ° 3
N'oubliez pas que chaque colonne que nous souhaitons sous-total comprend une étiquette dans la première ligne.
Astuce n ° 4
Si vous souhaitez mettre un résumé des données, décochez la case "Résumé sous les données lors de l'insertion du sous-total".
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