Le vol d'espèces fait référence à l'acte de voler de l'argent qui a déjà été enregistré dans les livres de comptes T Guide des comptes T Les comptes sont utilisés en comptabilité pour suivre les débits et les crédits et préparer les états financiers. Il s'agit d'une représentation visuelle de comptes individuels qui ressemble à un «T», ce qui permet de suivre et de représenter visuellement tous les ajouts et soustractions (débits et crédits) au compte. Ce guide des comptes T vous donnera des exemples de leur fonctionnement et de leur utilisation. pendant une période déterminée. Cette fraude est perpétrée par un salarié, à l'insu ou à l'insu de l'employeur. Le larcin se produit souvent à la caisse enregistreuse, au point de collecte des espèces ou à partir de dépôts en transit. Cependant, cette forme de vol est détectable si l'entreprise tient des registres de trésorerie précis,et il peut être identifié lors des rapprochements de trésorerie.
La plupart des entreprises ont tendance à négliger les vols parce que les employés ont tendance à voler de petites sommes qui peuvent ne pas avoir un effet significatif sur les revenus globaux. En comptabilité, les termes «ventes» et «revenus» peuvent être, et sont souvent, utilisés de manière interchangeable pour signifier la même chose. Le revenu ne signifie pas nécessairement l'argent reçu. . Cependant, lorsque la pratique est autorisée à se poursuivre, les petits montants peuvent s'additionner pour devenir des montants importants qui plongeront l'entreprise dans une situation de détresse financière.
Larcin d'argent vs écrémage
Vol d'argent et écrémage Fraude par écrémage La fraude par écrémage est un type de crime en col blanc qui consiste à prendre l'argent d'une entreprise avant de l'introduire dans le système comptable. sont deux types courants de fraude perpétrés par les employés de l'entreprise. Ils diffèrent dans le moment de l'événement. Alors que le vol d'argent implique le vol d'argent qui a été enregistré dans les livres de l'employeur, l'écrémage fait référence au vol d'argent qui n'a pas été enregistré dans les livres de comptes ou dans le système comptable de l'employeur.
Le larcin est souvent plus facile à détecter que l'écrémage parce que les fonds volés ont déjà été capturés dans le système comptable et, par conséquent, laissent une piste d'audit Rapport de l'auditeur Un rapport d'audit indépendant est une opinion officielle émise par un auditeur externe ou interne sur l'exactitude des états financiers qui peut être découverte lors des rapprochements et des audits de trésorerie.
Types de vols d'argent
Il existe différents types de vols d'argent que les employés utilisent pour voler de l'argent à un employeur. Ils comprennent:
1. Vol d'espèces dans la caisse
Un pourcentage élevé de vols d'espèces par les employés se produit à la caisse enregistreuse (ou à d'autres points de collecte d'espèces comme les tiroirs-caisses) parce que c'est là que les espèces et les reçus sont stockés. Lorsque de l'argent circule dans les deux sens, l'employé peut prendre de l'argent et le glisser dans ses poches lorsque personne ne regarde.
L'employé peut également attendre une occasion quand il y a moins d'activité à la caisse enregistreuse pour ouvrir la caisse et creuser pour retirer quelques billets. Cependant, comme l'employé vole des espèces déjà enregistrées dans le registre, un déséquilibre entre les espèces enregistrées et les espèces stockées indique des cas de fraude possibles.
2. Annulation des transactions en espèces
Après avoir volé de l'argent à l'employeur, certains employés peuvent annuler certaines transactions afin de cacher le vol d'argent. Ils y parviennent en enregistrant les retours frauduleux et les fausses vides afin de réduire le montant du solde de trésorerie reflété dans le journal de la caisse.
Par exemple, après avoir volé l'argent comptant reçu par un client en guise de paiement pour un achat de produit, l'employé peut détruire les reçus qui reflétaient la transaction. Pour cacher le vol, l'employé peut retourner à la caisse enregistreuse et annuler la transaction qui a été saisie au moment de l'achat. L'inversion de la transaction sert à diminuer le solde indiqué sur le journal de la caisse de façon à ce qu'il corresponde à la trésorerie disponible.
3. Modification du décompte des espèces
Les employés peuvent avoir la possibilité de modifier le comptage de caisse s'ils sont chargés d'enregistrer les paiements en espèces et de rapprocher les liquidités et les liquidités saisies sur le registre de la caisse enregistreuse. Cela leur donne l'occasion de réconcilier la caisse enregistreuse avec un chiffre qui cache leurs empreintes de vol, leur permettant de voler sans se faire remarquer.
Dans l'idéal, un employé qui s'occupe de la caisse enregistreuse ne devrait pas être la même personne chargée de vérifier l'argent en caisse et le montant saisi dans le registre de la caisse, car cela crée une faille pour le vol d'argent.
4. Rédaction de chèques personnels pour couvrir le vol
Ce type de vol d'argent consiste à couvrir le solde de trésorerie avec un chèque personnel afin de réconcilier la différence en espèces. Cette pratique vise à masquer la pénurie de liquidités lors du rapprochement de la caisse enregistreuse avec les liquidités disponibles. Cependant, l'employé court le risque que le chèque soit démasqué lorsqu'un vérificateur examine la piste de trésorerie. De plus, lorsque le chèque est encaissé, il va contrebalancer l'argent qu'ils avaient pris, ou rebondir et alerter l'employeur du stratagème dans lequel l'employé est impliqué.
5. Détruire les journaux de caisse
Si les employés ne sont pas en mesure d'équilibrer l'argent comptant enregistré sur la caisse enregistreuse et l'argent liquide reçu, ils peuvent recourir à la destruction des journaux de caisse pour éviter d'être impliqués dans un crime. La destruction des journaux empêcherait l'employeur ou les auditeurs d'examiner les journaux pour identifier tout écart avec l'argent reçu.
Prévention du vol d'argent
Voici quelques-unes des mesures que les employeurs peuvent prendre pour prévenir le vol d'argent:
1. Séparation des fonctions
Les employeurs devraient avoir une structure organisationnelle claire qui sépare les tâches assignées aux employés. Idéalement, chaque employé ne devrait pas avoir le contrôle sur une transaction comptable entière, car cela augmente le risque de fraude. Par exemple, lorsqu'un employé est en charge de l'enregistrement des paiements en espèces, du dépôt de l'argent et des rapprochements, cela présente une opportunité facile de bénéficier frauduleusement. Certaines des tâches à séparer comprennent les encaissements, les décaissements, les rapprochements bancaires, les décomptes de trésorerie, l'enregistrement des dépôts, etc.
2. Rotation des affectations et jours fériés obligatoires
Lorsqu'un employé exécute certaines fonctions de façon continue, il peut devenir trop à l'aise et commencer à trouver des moyens de manipuler le système à son avantage. Cela s'applique principalement aux employés qui sont impliqués dans la réception de paiements en espèces, l'enregistrement des paiements, les autorisations de paiement et les rapprochements de trésorerie. L'employeur devrait avoir un système en place qui permute les affectations effectuées par des employés spécifiques, afin de réduire les cas de fraude.
L'employeur devrait également imposer un congé obligatoire aux employés afin qu'ils puissent évaluer leur rendement pour déterminer s'ils sont impliqués dans une forme quelconque de manipulation de trésorerie ou de fraude financière. En cas d'absence du salarié, l'employeur peut affecter un autre salarié à cette fonction afin d'assurer la continuité des opérations commerciales.
3. Comptage surprise des espèces et supervision des procédures
Une autre façon de prévenir le vol d'argent consiste à effectuer des décomptes d'espèces surprise pour détecter tout incident de fraude. Les décomptes monétaires surprenants contribuent à inculquer la discipline aux employés, car ils auront peur que l'employeur démasque leurs projets. Le décompte des espèces doit cibler tous les processus de traitement des espèces, des reçus aux dépôts bancaires. De plus, les employés impliqués dans ces rôles critiques doivent être directement supervisés et le superviseur doit approuver tout remboursement ou annulation.
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