Les risques liés aux feuilles de calcul existent même dans les grandes entreprises qui utilisent de tels programmes. Bien que les feuilles de calcul soient considérées parmi les outils les plus importants et les plus puissants pour les organisations Types d'organisations Cet article sur les différents types d'organisations explore les différentes catégories dans lesquelles les structures organisationnelles peuvent tomber. Structures organisationnelles et entreprises au cours des dernières décennies, cela n'enlève rien au fait que les feuilles de calcul sont sujettes à des erreurs humaines. De plus, ils peuvent être facilement modifiés et manipulés, et ils manquent souvent de contrôle interne.
Erreurs de feuille de calcul et leur impact
Les feuilles de calcul sont pratiques à utiliser, en particulier pour les comptables Guide des salaires Comptabilité Dans ce guide des salaires comptables, nous vous donnons les chiffres médians de la rémunération des personnes employées dans la comptabilité publique et privée. Les comptables sont responsables de l'examen des états financiers pour garantir l'exactitude et la conformité aux lois et réglementations en vigueur, en gérant des tâches liées à la fiscalité telles que le calcul de la finance et d'autres professionnels de la finance. Cependant, les feuilles de calcul attendent que les unités et les chiffres y soient introduits par la composante humaine du processus d'audit. Les humains étant enclins à faire des erreurs, des erreurs peuvent être commises sur des feuilles de calcul.
Il existe essentiellement trois catégories principales d'erreurs de feuille de calcul, à savoir:
- Erreurs de saisie de données
- Calcul ou formule Formules Excel Cheat Sheet La feuille de triche des formules Excel de Finance vous donnera toutes les formules les plus importantes pour effectuer une analyse financière et une modélisation dans des feuilles de calcul Excel. Si vous souhaitez devenir un maître de l'analyse financière Excel et un expert en création de modèles financiers, vous êtes au bon endroit. les erreurs
- Erreurs de formatage
Les erreurs sont le début des risques. Lorsque de telles erreurs se produisent fréquemment et deviennent une habitude, le risque augmente. Souvent, il y a un manque de vérification et d'examen des erreurs, ce qui peut être préjudiciable à l'entreprise. En fait, les erreurs dans les feuilles de calcul se produisent très fréquemment, à un taux estimé à 88%.
Exemples de risques liés aux feuilles de calcul
Afin de créer des rapports de feuille de calcul précis et sans erreur, il est important que les comptables et les propriétaires d'entreprise comprennent les différents risques liés aux feuilles de calcul. Ils sont expliqués ci-dessous:
1. Utilisateurs non qualifiés
Beaucoup de gens pensent que les connaissances de base sur l'utilisation de Microsoft Excel sont déjà égales aux connaissances sur l'utilisation des feuilles de calcul. Ce n'est pas vrai, car l'utilisation de feuilles de calcul nécessite une formation rigide non seulement pour les auditeurs débutants. Les 4 grands cabinets de conseil Les 4 grands cabinets de conseil sont les principaux acteurs du secteur de la comptabilité publique. Les 4 grands cabinets de conseil sont KMPG, Deloitte, PwC et EY. Ils offrent une large gamme de services tels que la comptabilité, le conseil en gestion, la fiscalité, l'évaluation des risques et l'audit. Renseignez-vous sur les services des quatre grands et leur formation continue pour les mises à jour. Des connaissances et une expérience médiocres peuvent conduire à des calculs inexacts, à l'utilisation de formules erronées et même à des liens vers d'autres présentations de feuilles de calcul.
2. Directives insuffisantes pour la préparation des feuilles de calcul
L'utilisation des feuilles de calcul doit être préparée par les utilisateurs en se dotant des bonnes connaissances. Par conséquent, les organisations doivent fournir un guide qui explique comment les feuilles de calcul sont utilisées dans le langage le plus simple possible. Il doit contenir des informations et des instructions sur la façon d'utiliser le logiciel de tableur.
3. Recyclage des données
Le copier-coller est une habitude courante chez les gens. Bien que cela fasse gagner beaucoup de temps et permette aux gens d'en faire plus dans un laps de temps plus court, ce n'est pas toujours une bonne idée. En effet, avec le temps, les formules peuvent être endommagées et modifiées, et les liens rompus, ce qui peut conduire à des rapports inexacts.
4. Erreurs dans les feuilles de calcul
Quelle que soit la compétence d'un utilisateur pour effectuer des calculs de feuille de calcul, le risque de faire des erreurs est toujours élevé en raison de facteurs humains. Cela est particulièrement vrai avec les habitudes des gens de bavarder, de prendre des pauses fréquentes aux toilettes, de vérifier leur téléphone et d'autres habitudes.
5. Perte de données
Dans de nombreux cas, beaucoup de données sont perdues en raison de pannes et de pannes de courant. Dans de tels cas, des heures de saisie de données sont perdues en un clin d'œil, obligeant le comptable à tout refaire depuis le début, perdant du temps et des ressources.
Comment faire face aux risques liés aux feuilles de calcul
Tout comme les autres formes de risques, les risques liés aux feuilles de calcul doivent être traités afin de les minimiser ou de les éliminer une fois pour toutes.
1. Formation et développement continu
Comme déjà mentionné ci-dessus, des programmes de formation sont nécessaires pour chaque entreprise qui utilise des feuilles de calcul dans ses rapports. Une telle formation devrait être fournie à tous les utilisateurs du logiciel, qu'ils soient débutants ou vétérans du processus. Une formation régulière doit être organisée pour s'assurer que tout le monde est informé des changements et des nouvelles tendances dans l'utilisation des feuilles de calcul.
2. Sécurité des données
Les mots de passe doivent être en place afin de sécuriser les rapports des feuilles de calcul et de restreindre l'accès aux seuls comptables de l'entreprise. Pour aborder le recyclage des données et la saisie de données, il est conseillé que les calculs commerciaux soient séparés des données d'entrée.
Il devrait également y avoir la présence d'options de validation des données qui aident les comptables et les auditeurs à restreindre la saisie de données si elles ne sont pas autorisées.
3. Sauvegardes de données
La perte de données peut être évitée en sauvegardant constamment le rapport de la feuille de calcul au fur et à mesure que le comptable accompagne son travail. De plus, les fichiers doivent toujours être enregistrés sur le réseau et pas seulement sur le bureau pour sécuriser une copie de sauvegarde en cas de défaillance de l'une des machines.
4. Logiciel de bonne qualité
Les entreprises devraient investir dans un tableur de bonne qualité. Les plus chers peuvent coûter plus cher à l'entreprise, mais il ne s'agit généralement que d'une dépense ponctuelle qui peut être récupérée en créant des rapports précis.
Dernier mot
Les risques liés aux feuilles de calcul sont réels et posent de gros problèmes aux entreprises et aux organisations s'ils ne sont pas résolus. Avec les feuilles de calcul, les humains et les machines travaillent ensemble pour créer des rapports commerciaux précis.
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