Que sont les messages d'accueil professionnels?

Un message d'accueil professionnel est essentiel dans de nombreux aspects d'une entreprise. Dans les ventes, il vous permet de répondre correctement aux demandes des prospects et des clients ou de discuter d'une transaction. La transaction est généralement conclue entre un vendeur et un acheteur pour échanger des objets de valeur tels que des biens, des services, des informations et de l'argent. plus en détail. Lorsqu'ils appellent et que vous ne pouvez pas répondre, vous risquez de perdre l'opportunité d'une communication immédiate et potentiellement de perdre un client ou un client.

Homme d'affaires au téléphone en riant à la messagerie vocale

Conseils sur la création de messages vocaux professionnels

Configurez un message d'accueil professionnel pour vous assurer que ceux qui ont besoin de vous contacter peuvent laisser un message pour poursuivre la discussion. Un autre avantage de la création d'un message d'accueil professionnel est qu'il rassure les appelants qu'ils ont composé le bon numéro, ce qui réduit le nombre de messages perdus et de raccrochages.

Il est essentiel de créer un message d'accueil professionnel, bref et engageant. Voici quelques conseils à prendre en compte lors de la configuration d'un message d'accueil professionnel:

1. Soyez bref et concis

N'oubliez pas que les clients sont également occupés, alors assurez-vous de faire passer le message dans les plus brefs délais.

2. Donnez des options pour obtenir plus de détails

La création d'un menu de messagerie vocale peut être un gain de temps pour vous et vos appelants. Par exemple, il est utile lorsque l'appelant souhaite uniquement connaître vos heures d'ouverture.

3. Demandez des messages détaillés

Une autre technique permettant de gagner du temps consiste à encourager les appelants à être aussi précis que possible lorsqu'ils laissent leurs messages. Vous pouvez également leur demander de vous indiquer le meilleur moment pour un rappel.

Exemples de messages d'accueil professionnels

Voici quelques exemples de messages d'accueil professionnels:

  • Merci de votre appel! Vous avez atteint le bureau de [nom], [poste]. Je ne suis actuellement pas disponible pour prendre cet appel. S'il s'agit d'une urgence, veuillez appeler mon service de réponse téléphonique au [numéro], qui est disponible 24h / 24 et 7j / 7. Vous pouvez également laisser un message détaillé après la tonalité et je vous rappellerai dès que possible. Je vous remercie!
  • Vous avez atteint [nom] [poste]. Malheureusement, je ne peux pas prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser un message et inclure vos coordonnées afin que je puisse vous répondre dans les plus brefs délais. Je vous remercie!
  • Salut! Vous êtes arrivé au bureau de [nom] de [nom de l'entreprise]. Je suis désolé, je ne peux pas prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser votre message détaillé, votre nom et votre numéro et je vous rappellerai dès que possible.

Comment répondre au téléphone professionnel

Dans la plupart des cas, le téléphone sert de point de contact principal avec d'autres personnes, et la façon dont vous répondez au téléphone en dit long sur votre entreprise. Répondre au téléphone de manière professionnelle laisse une bonne impression. Si vous n'êtes pas professionnel lorsque vous répondez aux appels, vous risquez de perdre des clients. Voici quelques conseils pour répondre à un téléphone professionnel:

1. Soyez enthousiaste et identifiez-vous ainsi que le nom de l'entreprise

Dans un cadre décontracté, un simple «Salut» ou «Bonjour» suffit. Mais lorsque vous répondez à un téléphone professionnel, assurez-vous d'accueillir les appelants avec enthousiasme en vous présentant vous et l'entreprise.

2. Utilisez des phrases positives

Au lieu de dire "Je ne sais pas si c'est disponible ou quand il sera disponible", dites "Laissez-moi vérifier cela pour vous."

3. Prenez les messages avec précision et complètement

Assurez-vous de prendre les messages avec précision. S'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas, n'hésitez pas à demander à l'appelant de répéter ce qu'il a dit.

Ressources supplémentaires

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