Le rapprochement est le processus de rapprochement des transactions qui ont été enregistrées en interne et des relevés mensuels de sources externes telles que les banques Principales banques aux États-Unis Selon la Federal Deposit Insurance Corporation des États-Unis, il y avait 6799 banques commerciales assurées par la FDIC aux États-Unis en février 2014 La banque centrale du pays est la Federal Reserve Bank, qui a vu le jour après l'adoption de la Federal Reserve Act en 1913 pour voir s'il y avait des différences dans les registres.
Par exemple, l'enregistrement interne des rentrées de fonds Documents sources La trace papier des transactions financières d'une entreprise est appelée dans la comptabilité des documents sources. Que les chèques soient écrits pour être payés, les ventes sont effectuées pour générer des reçus, les factures de facturation sont envoyées par les fournisseurs ou les heures de travail sont enregistrées sur la feuille de temps d'un employé - tous les documents respectifs sont des documents source. et les décaissements peuvent être comparés au relevé bancaire pour voir si les enregistrements concordent. Le processus de rapprochement confirme que le montant sortant du compte est dépensé correctement et que les deux sont équilibrés à la fin de la période comptable Cycle comptable Le cycle comptable est le processus holistique d'enregistrement et de traitement de toutes les transactions financières d'une entreprise, à partir du moment où le la transaction se produit,à sa représentation dans les états financiers, à la clôture des comptes. Le principal devoir d'un comptable est de suivre le cycle comptable complet du début à la fin.
Le processus de réconciliation
Dans la plupart des organisations, le processus de rapprochement est généralement automatisé, à l'aide d'un logiciel de comptabilité Logiciel de comptabilité gratuit Un logiciel de comptabilité gratuit fournit aux entreprises et aux petites et moyennes entreprises (PME) une solution rentable pour leurs besoins comptables. Le processus comptable indique dans quelle mesure l'opération se porte bien, combien d'argent rentre et où va l'argent. . Cependant, étant donné que certaines transactions peuvent ne pas être capturées dans le système, la participation humaine est nécessaire pour identifier ces différences inexpliquées. Les étapes de base du rapprochement des transactions sont les suivantes:
1. Comparez la caisse enregistreuse interne au relevé bancaire
La première étape consiste à comparer les transactions dans le registre interne et le compte bancaire pour voir si les transactions de paiement et de dépôt correspondent dans les deux enregistrements. Identifiez les transactions du relevé bancaire qui ne sont étayées par aucune preuve.
2. Identifiez les paiements enregistrés dans la caisse enregistreuse interne et non dans le relevé bancaire (et vice-versa)
Il est possible d'avoir certaines transactions qui ont été enregistrées comme payées dans la caisse enregistreuse interne mais qui n'apparaissent pas comme payées sur le relevé bancaire. Les transactions doivent être déduites du solde du relevé bancaire. Un exemple d'une telle transaction est celui des chèques émis mais qui n'ont pas encore été compensés par la banque.
Une entreprise peut émettre un chèque et enregistrer la transaction comme une déduction en espèces dans la caisse enregistreuse, mais cela peut prendre un certain temps avant que le chèque ne soit présenté à la banque. Dans un tel cas, la transaction n'apparaît pas sur le relevé bancaire tant que le chèque n'a pas été présenté et accepté par la banque.
À l'inverse, identifiez les frais figurant sur le relevé bancaire mais qui n'ont pas été saisis dans la caisse enregistreuse interne. Certains des frais possibles incluent les frais de transaction ATM, les frais d'impression de chèques, les découverts, les intérêts bancaires, etc.
3. Confirmer que les encaissements et les dépôts sont enregistrés dans la caisse enregistreuse et le relevé bancaire
L'entreprise doit s'assurer que tout l'argent entrant dans l'entreprise est enregistré à la fois dans la caisse enregistreuse et le relevé bancaire. S'il y a des reçus enregistrés dans le registre interne et manquants dans le relevé bancaire, ajoutez les transactions au relevé bancaire. Par conséquent, toutes les transactions enregistrées sur le relevé bancaire et manquantes dans la caisse enregistreuse doivent être ajoutées à la caisse enregistreuse.
4. Attention aux erreurs bancaires
Parfois, des erreurs peuvent survenir dans le relevé bancaire, entraînant ainsi des différences entre la caisse enregistreuse interne et le relevé bancaire. Les erreurs possibles incluent les erreurs de duplication, les omissions, la transposition et l'enregistrement incorrect des transactions.
Les erreurs doivent être ajoutées, soustraites ou modifiées sur le solde du relevé bancaire pour refléter le bon montant. Une fois les erreurs identifiées, la banque doit être notifiée pour corriger l'erreur de son côté et générer un relevé bancaire ajusté.
5. Équilibrez les deux enregistrements
L'objectif de faire des rapprochements pour s'assurer que la caisse enregistreuse interne est conforme au relevé bancaire. Une fois que les différences ont été identifiées et corrigées, les enregistrements internes et externes doivent être égaux afin de démontrer une bonne santé financière.
Méthodes de réconciliation
Le rapprochement doit être effectué sur une base régulière et continue sur tous les comptes de bilan afin de garantir l'intégrité des registres financiers. Cela permet de découvrir les omissions, les duplications, les vols et les transactions frauduleuses.
Il existe deux façons de rapprocher les registres financiers, comme suit:
1. Examen des documents
La méthode d'examen des documents consiste à examiner les transactions ou documents existants pour s'assurer que le montant enregistré correspond au montant réellement dépensé. La revue est principalement réalisée à l'aide d'un logiciel comptable.
Par exemple, une entreprise peut examiner ses reçus pour identifier tout écart. Tout en examinant les dossiers, la société constate que les frais de location de ses locaux ont été facturés en double. La société dépose une plainte auprès du propriétaire et se voit rembourser le montant surfacturé. En l'absence d'un tel examen, l'entreprise aurait perdu de l'argent en raison d'une double charge.
2. Analyse analytique
L'analyse analytique utilise les niveaux d'activité du compte précédents ou l'activité historique pour estimer le montant à enregistrer dans le compte. Il examine le compte de caisse ou le relevé bancaire pour identifier toute irrégularité, erreur de bilan ou activité frauduleuse. Principaux scandales comptables Les deux dernières décennies ont vu certains des pires scandales comptables de l'histoire. Des milliards de dollars ont été perdus à la suite de ces catastrophes financières. Dans ce .
Par exemple, la société XYZ est un fonds d'investissement qui acquiert au moins trois à cinq start-up chaque année. Pour l'année en cours, la société estime que le chiffre d'affaires annuel sera de 100 millions de dollars, sur la base de son activité de compte historique. Le chiffre d'affaires actuel de l'entreprise est de 9 millions de dollars, ce qui est bien trop faible par rapport aux prévisions de l'entreprise.
Après avoir examiné le compte, le comptable détecte une erreur comptable qui a omis un zéro lors de l'enregistrement des écritures. La correction de l'erreur porte les revenus actuels à 90 millions de dollars, ce qui est relativement proche de la projection.
Dernier mot
Le rapprochement garantit l'exactitude des registres comptables en détectant les erreurs de comptabilité et les transactions frauduleuses. Les différences peuvent parfois être acceptables en raison du calendrier des paiements et des dépôts, mais toute différence inexpliquée peut indiquer un vol potentiel ou une mauvaise utilisation des fonds.
Ressources supplémentaires
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